Reserveringssysteem vergaderruimte, een must have voor elk bedrijf

Moet je plotseling een belangrijke vergadering beleggen dan is het van belang dat je een goede vergaderruimte tere beschikking hebt. In een druk bedrijf is het belangrijk om een reserveringssysteem vergaderruimte te hebben. Op deze manier kunnen medewerkers een overzicht hebben van de beschikbaarheid van de verschillende vergaderruimtes en kan je op tijd de reservering maken voor de juiste vergaderruimte.

Juiste vergaderruimte reserveren

Met het reserveringssysteem vergaderruimte krijg je ook een overzicht van de deelnemers die beschikbaar zijn. Kan je ook een vergaderruimte reserveren die het best past bij de vergadering waarbij de juiste apparatuur aanwezig is die je nodig hebt. Ook kan je de catering erbij bestellen en kan je het aan de receptie doorgeven over het aantal bezoekers en gemaakte kosten verrekenen.

Moeiteloos een vergadering organiseren

Wanneer je een reserveringssysteem vergaderruimte hebt kunnen medewerkers in een handomdraai en op een makkelijke manier de ruimte reserveren, de apparatuur klaar laten zetten en de voeding regelen voor de deelnemers. Dit heel proces kan je doen vanaf je werkplek of via je je mobiel. Via het systeem heb je een geheel overzicht van de apparatuur dat per ruimte aanwezig is zodat je op een heel makkelijke manier je vergadering kan organiseren. Zou je een videoconferentie willen houden dan zoek je de daarvoor geschikte vergaderruimte. Eenmaal je de juiste vergaderruimte hebt gevonden dan kan je dan je collega’s uitnodigen om aan de videoconferentie deel te nemen waar ter wereld ze zich ook mogen bevinden.

Alles makkelijk met elkaar verbonden

Het reserveringssysteem vergaderruimte is samen geïntegreerd met Outlook, Office 365 & Exchange. Het staat makkelijk geïnstalleerd op je werkbalk en kan door iedereen gebruikt worden. Je kan er gelijk mee werken en heb je niet eens een training nodig om het te begrijpen. Het is compleet en transparant en je krijgt gelijk een overzicht van de gemaakte reserveringen en welke apparaten er beschikbaar zijn.

Zorg voor de voeding

Eenmaal je de reservering hebt gedaan en je weet hoeveel deelnemers er aan de vergadering meedoen dan kan je de catering ook erbij nemen. De keuken krijgt dan de bestelling binnen en dan wordt de voeding voor de vergadering ook geregeld.